Cómo facturar a la Administración Pública en España

¡Enhorabuena! Has conseguido un contrato con el sector público. Este es un hito importante para cualquier empresa, una señal de crecimiento y solvencia. Sin embargo, una vez entregado el trabajo o servicio, te enfrentas a un desafío que muchas empresas subestiman: la facturación. Aquí es donde descubres que el proceso es muy diferente al del sector privado.

La Administración Pública tiene sus propias reglas y procedimientos. No se trata simplemente de enviar un PDF por correo electrónico y esperar el pago. Existen formatos específicos, códigos de identificación y plataformas centralizadas que, si se desconocen, pueden convertir un trámite sencillo en una fuente de retrasos y frustración.
El objetivo de este artículo es desvelar los cuatro puntos clave que debes dominar para que facturar al sector público sea un proceso fluido, predecible y exitoso.

Tu Factura Debe Ser Electrónica en Formato «Facturae»

El primer y más importante requisito que debes interiorizar es que las facturas no se envían en formatos comunes como el PDF. La Administración exige un formato electrónico estructurado y específico llamado «facturae», que no es otra cosa que un fichero con extensión .xml.

¿Por qué esta exigencia? La razón es simple y práctica: este formato permite la tramitación completamente automatizada de la factura. Al recibir un fichero .xml, los sistemas informáticos de la Administración pueden leer, validar e integrar los datos directamente en sus sistemas de contabilidad sin intervención manual. Esto reduce drásticamente los errores humanos y agiliza todo el proceso, desde la recepción hasta la aprobación del pago. Adaptarse a este sistema es el principal cambio de mentalidad para cualquier empresa que empieza a trabajar con el sector público.

Existe una Herramienta Gratuita para Crear tus Facturas

Cumplir con el requisito del formato «facturae» no significa que necesites invertir en un software costoso. Aunque existen soluciones de pago, muchas de ellas ya integradas en los programas de contabilidad que usan las empresas, existe una solución gratuita y muy fácil de utilizar para facilitar este trámite a las PYMES.

En la página web www.facturae.gob.es, encontrarás una herramienta oficial que funciona como un formulario online. Solo tienes que rellenar los campos necesarios (datos del emisor, importe, concepto, impuestos, etc.) y el sistema generará el fichero .xml. Sin embargo, aquí llega un paso fundamental: el fichero generado debe ser firmado electrónicamente con un certificado válido de representante de la empresa para tener validez legal y fiscal. La generación del archivo y su firma son dos pasos distintos, pero igualmente obligatorios.

Un consejo antes de enviar nada: para mayor seguridad, utiliza el «validador de facturas» disponible en la misma web (face.gob.es). Esta herramienta te permite comprobar que el formato, la firma electrónica y los códigos de destinatario de tu factura son correctos antes de presentarla oficialmente, ahorrándote posibles rechazos y retrasos.

Los Códigos DIR 3: La «Dirección Postal» Interna de la Administración

Una vez que tienes claro el formato, debes asegurarte de que tu factura llega al lugar correcto. Dentro de la inmensa estructura de la Administración, necesitas una «dirección» específica. Esa dirección son los Códigos DIR 3.

Piensa en ellos como el número de departamento, la oficina o el buzón interno al que debe llegar tu factura. Estos códigos identifican de forma única a las unidades administrativas responsables de tres tareas clave: la validación del trabajo realizado, su contabilización y la orden de pago. Sin los Códigos DIR 3 correctos, tu factura podría quedarse en un limbo administrativo. Normalmente, la propia entidad pública que te contrató te facilitará estos códigos. Si no es así, también puedes consultarlos en el portal https://face.gob.es/es. Incluirlos correctamente es fundamental para evitar que tu factura se pierda o se retrase innecesariamente.

El Envío Formal: Todo Pasa por un Punto de Entrada Único (FACE)

El último paso es el envío. Olvídate del correo electrónico; la presentación formal se realiza a través de un portal centralizado. El más común es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, conocido como FACE (face.gob.es), aunque debes saber que algunas entidades públicas disponen de su propio punto de entrada.

El proceso es sencillo:

1. Identificación: Primero, debes identificarte con un certificado electrónico de representante de la empresa (el mismo que necesitas para firmar tu factura).
2. Notificaciones: A continuación, se te pedirá un correo electrónico. Este es un paso crucial, ya que a esa dirección te llegarán notificaciones automáticas sobre cada cambio en el estado de tu factura: registrada, validada, contabilizada y, finalmente, pagada.
3. Envío de la factura: Adjuntas el fichero .xml de la factura. Recuerda que este fichero debe haber sido firmado electrónicamente antes de subirlo, ya que la firma es lo que le otorga validez oficial y vinculante.
4. Anexos (Opcional): El sistema permite adjuntar otros documentos en el campo «Anexos». Aquí puedes incluir una representación visual de la factura en formato PDF si lo deseas, pero ten claro que el fichero importante y el único obligatorio para la tramitación es el .xml.

Una vez enviada, recibirás por correo electrónico un justificante de presentación oficial. Este sistema centralizado te ofrece una total transparencia y trazabilidad, permitiéndote saber en todo momento en qué punto del proceso se encuentra tu cobro.

Conclusión

Facturar a la Administración Pública puede parecer complejo al principio, pero en realidad es un proceso muy estructurado y lógico. La rigidez del sistema —el formato facturae, la firma electrónica, los códigos DIR 3 y el portal de envío— no es un obstáculo, sino una garantía. Crea un flujo transparente, trazable y automatizado que te ofrece una visibilidad y seguridad sobre el estado de tus cobros que rara vez se encuentra en el sector privado. Dominar este proceso no solo garantiza que cobrarás a tiempo, sino que demuestra profesionalidad y te posiciona como un proveedor fiable para el sector público.